Офисный переезд

Профессиональные офисные переезды относятся к распространенным видам переселения,  которые практически невозможно выполнить без помощи квалифицированных в области грузоперевозок работников.  Работы по упаковке и непосредственной транспортировке множества материальных объектов часто бывают «по плечу» только компаниям, которые  занимаются логистическими услугами и имеют достаточный опыт работы с грузоперевозками, включая работу  с офисными  переездами. 
 
Этапы перевозки офиса
 
Грузоперевозка офиса, которая тщательно спланирована  заранее, дает возможность преодоления всех неудобств с наименьшими затратами.  Подготовку переезда можно провести в несколько этапов.
 
офисный переезд
 
На первом этапе работы необходимо выбрать мувинговую компанию, занимающуюся грузоперевозками, включая грузоперевозки при квартирных, дачных и офисных переездах.  В такой компании нужно получить информацию по подготовке к переезду и порядку действий, а также решить вопрос с определением областей ответственности сторон.  Этот этап состоит из следующих операций:
 
• информирования руководителей отделов и сотрудников о предстоящем офисном переезде, о действиях, которые им нужно осуществить, а также определения периода и последовательности осуществления работ, связанных с переездом (даты, время),   с указанием приоритета выезда кабинетов или отделов; 
• определение области ответственности компании, которой необходим офисный переезд, при подготовке к грузоперевозке.   При этом необходимо установить, что именно нужно подготовить на момент начала работ, а также составить план передачи различных помещений для четкой организации переезда;
• утверждения договора, оплаты и условий выполняемых работ с последующим подписанием договора;
 
На данном этапе грузоперевозки при офисном переезде должны решаться все сложные вопросы переезда, определяться некоторые ограничения со стороны компании-перевозчика, уточняться  выбор и подача  автомашин, определяться ответственные представители, которые будут контролировать процесс переезда. 
 
Следующий этап офисного переезда состоит в обеспечении ответственных представителей переезжающей компании  информацией о тех действиях, которые нужно выполнить для подготовки и упрощения всего процесса переезда. Необходимо предварительно собрать и подготовить бухгалтерские ключи, ценные документы, диски с информацией по работе, флешки и другие важные вещи, потому что транспортная компания, выполняющая грузоперевозку,  не  отвечает за различные программные продукты переезжающего предприятия. 
 
Для возобновления работы в новом офисе в кратчайший срок нужно выполнить согласование с менеджером компании-перевозчика  подробного плана по расстановке мебели в каждом кабинете или отделе.    В соответствии с таким планом мувинг-специалисты имеют возможность заниматься расстановкой мебели автономно.  При осуществлении всего процесса  грузоперевозки в каждом из офисов должны присутствовать ответственные лица со стороны компании, которая переезжает. 
 
Заключительный этап офисного переезда состоит  в проверке осуществления всех пунктов, которые указаны в договоре и в оплате оказанных услуг. 
 
При выполнении офисного переезда по варианту «Офисный переезд под ключ» транспортная компания осуществляет все транспортные, погрузочно-разгрузочные работы, разборку, упаковку и сборку инвентаря офисов. 
 
Упаковка и перевозка офисных элементов
 
Офисный переезд сопровождается своими особенностями и трудностями,  поэтому такие грузоперевозки необходимо производить с учетом ряда моментов. К самым важным особенностям данных переездов относится большое значение надежной упаковки документации, ценного оборудования, мебели. С такой задачей справиться аккуратно и быстро способен только профессионал, который знает особенности и технологии упаковывания.  Схемы упаковки элементов мебели, как правило, индивидуальны, поэтому соблюдение технологий правильного упаковывания является очень важным. 
 
Упаковывание офисных элементов производится с помощью специальных материалов – пузырчатой пленки, удобно фиксирующего скотча стрейч, поролона, гофрокартона для создания коробов с индивидуальными размерами.  Мебель и технику особенно надежно упаковывать пузырчатой пленкой и картоном, поскольку такая упаковка  хорошо защищает вещи во время выноса и погрузки. 
 
При необходимости перед началом переноса мебели нужно выполнить работы по предохранению пола, стен, элементов декора здания от возможных повреждений.  Для транспортировки перевозимых элементов используются специализированные автомобили с возможностью предельного фиксирования перевозимых элементов  ремнями крепления. 
 
Те элементы мебели, которые являются менее дорогостоящими, упаковывают с учетом рационального использования материалов и  расчета соотношения стоимости и  безопасности.  Как правило, такие упаковки производятся с сочетания материалов: воздушно-пузырчатой пленки, стрейча, картона и скотча, воздушно-пузырчатой пленки и стрейча или скотча и картона, а также и других  вариантов сочетаний материалов. 
 
Упаковывание оргтехники выполняется  различными допустимыми вариантами, кроме того, могут использоваться упаковки из специальных коробов, в которые при перевозке размещаются все элементы данной техники.  Мониторы могут быть упакованы по несколько штук.  Защита дисплея выполняется использованием прокладки, имеющей размеры экрана, из ВПП/картона, при этом осуществляется диаметральное соединение и фиксация  элементов с помощью стрейч-пленки и скотча.  Кроме того, можно пользоваться индивидуальными коробами или другими вариантами упаковывания. 
 
Ценообразование офисных  переездов
 
Стоимость офисных переездов определяется множеством факторов – количеством  перевозимых рабочих мест, объемом транспортируемого имущества, его характеристиками  (размером, материалом мебели, наличием стеклянных поверхностей), наличием тяжелых предметов (серверных стоек, металлических шкафов, сейфов).  Образование цены происходит также с учетом графика работ – периода  выполнения переезда и часов, возможных для проведения таких работ (дневные, вечерние часы, время выходных дней), и с учетом количества упаковочного материала, необходимого для переезда. 
 
Стоимость офисных переездов  может быть:
 
• фиксированной, которая указывается в договоре на перевозку как окончательная стоимость. Такой вариант является более приемлемым, поскольку компания-перевозчик при этом отвечает за риски, возможные при офисном переезде;
• почасовой, при которой переезжающее предприятие заказывает только определенные услуги и оплачивает перевозку по фактическому времени  работы.  Использование такого варианта дает возможность заказчикам получить экономию на переезде. Однако использование такого варианта оплаты чревато для заказчика грузоперевозки дополнительными расходами при возникших простоях или пробках на дороге. 
 
При образовании цены переездов  учитывается также стоимость дополнительных услуг – услуг такелажников, сборщиков мебели, грузчиков.  Как правило,  транспортные компании  используют индивидуальный подход при определении стоимости перевозки офиса.  Установление оценочной стоимости переезда производит менеджер-оценщик. Окончательная стоимость грузоперевозки указывается в договоре. Заказчик имеет возможность планировать расходы на офисный переезд и формировать свой бюджет с учетом таких расходов.

Смотрите также: